Zásady ochrany osobních údajů

Tyto Zásady zpracování osobních údajů připravila společnost FunFirst s.r.o., se sídlem Na louži 258/13, Vršovice, 101 00 Praha 10, IČO 040 11 635, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 241333 („my").

Provozujeme webovou aplikaci pro odesílání newsletterů a obchodních sdělení, kterou najdete na adrese emailit.com („Platforma"). Na Platformě se můžete registrovat a využívat naše služby nebo si jen prohlížet informace o naší společnosti a našem projektu emailit.com.

Tyto zásady ochrany soukromí vám vysvětlují, proč a jak zpracováváme vaše osobní údaje při návštěvě webových stránek Platformy. Dozvíte se také, jak zpracováváme vaše osobní údaje v případě, že s námi prostřednictvím Platformy uzavřete smlouvu a využíváte naše služby. Zjistíte také, jaké cookies na Platformě používáme a jak s nimi pracujeme. Tyto zásady obsahují rovněž informace o tom, jaká práva máte ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů.

Pokud jste příjemcem newsletterů a obchodních sdělení, která vám jsou zasílána prostřednictvím naší Platformy, všechny informace o zpracování vašich osobních údajů najdete u osoby, která je uvedena jako odesílatel daného e-mailu. My jim pouze pomáháme se zasíláním zpráv, ale nejsme správci vašich osobních údajů – tím je odesílatel.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně údajů) („Nařízení") a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky, můžete nás kontaktovat na těchto kontaktních údajích, těšíme se na vaši zprávu:
Adresa: FunFirst s.r.o., Na louži 258/13, 101 00 Praha 10
E-mail: support@emailit.com
Telefon: +420 728 919 230

1. OBECNÉ INFORMACE

Kdo spravuje vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme a spravujeme my, tedy správce údajů. Správce je ten, kdo rozhoduje o tom, jak se osobní údaje zpracovávají. Tato rozhodnutí obvykle činíme sami, ale můžeme do nich zapojit i další osoby, takzvané společné správce. O tom vás však vždy budeme informovat.

Jak získáváme vaše osobní údaje?

Osobní údaje získáváme přímo od vás, když nám je poskytujete, ať už prostřednictvím Platformy nebo například při naší vzájemné komunikaci.

Vaše osobní údaje můžeme získat z veřejných rejstříků a evidencí, jako je obchodní nebo živnostenský rejstřík, především za účelem vytváření faktur a dalších účetních dokladů. Rejstříky můžeme také kontrolovat, abychom ověřili správnost informací a údajů, které nám poskytujete.

2. INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jaké kategorie vašich osobních údajů zpracováváme?

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů:
a) základní identifikační údaje – slouží k jedinečné a nezaměnitelné identifikaci vaší osoby jako subjektu údajů (např. jméno a příjmení a/nebo obchodní název, datum narození, pokud je uvedeno, adresa sídla nebo bydliště a identifikační číslo), název uživatelského účtu;

b) kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, doručovací adresa;
c) komunikační informace – informace z e-mailů, záznamy telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů při komunikaci s námi, obsah naší komunikace, podrobnosti o smlouvách uzavřených prostřednictvím Platformy a službách, které vám poskytujeme;
d) fakturační a bankovní informace – patří sem mimo jiné informace uvedené na fakturách, informace o dohodnutých fakturačních podmínkách, bankovní údaje a přijaté platby;
e) cookies – používají se k měření návštěvnosti webových stránek a k vytváření statistik týkajících se návštěvnosti a chování návštěvníků na webu;
f) informace o uživatelském účtu – nastavení účtu, analytická data o uživatelském účtu;
g) IP adresy;
h) údaje o připojených aplikacích – AI aplikace a další aplikace, které připojíte ke svému účtu, přístup a workspace, které jim schválíte, kdy jste je připojili a odpojili, a požadavky, které vaším jménem zasílají Emailitu.

Musíte nám své osobní údaje poskytovat?

V některých případech je skutečně nutné, abyste nám své osobní údaje poskytli. Například pokud s námi chcete uzavřít smlouvu a využívat naše služby, potřebujeme vaše osobní údaje, abychom s vámi mohli smlouvu uzavřít a poskytovat vám naše služby. Bez nich to bohužel nejde.

Proč a za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje vždy zpracováváme na základě oprávněného důvodu a právního základu. Takovým právním základem může být:
a) plnění smlouvy a našich smluvních povinností – při plnění smlouvy mezi námi a poskytování našich služeb budeme zpracovávat vaše základní identifikační údaje, kontaktní údaje, informace z komunikace mezi námi a případně fakturační a bankovní údaje, abychom vám řádně poskytli služby související s Platformou, a bez zpracování těchto osobních údajů vám naše služby nemůžeme poskytnout;
b) plnění zákonných povinností – máme mnoho zákonných povinností, které vyžadují zpracování vašich osobních údajů, kde zpracováváme základní identifikační údaje, kontaktní údaje, informace z komunikace, fakturační a bankovní údaje za účelem plnění našich oznamovacích povinností vůči veřejným orgánům a dodržování zákonných archivačních a dalších povinností, například podle zákona o účetnictví;
c) ochrana našich oprávněných zájmů – můžeme chránit naše zájmy, proto můžeme zpracovávat vaše základní identifikační údaje, kontaktní údaje, informace z komunikace mezi námi a fakturační a bankovní údaje za účelem (i) obhajoby našich právních nároků v soudních, mimosoudních a exekučních řízeních, kde oprávněným zájmem je předcházení škodám z naší strany, (ii) zasílání novinek týkajících se Platformy a našich služeb, kde oprávněným zájmem je budování a posilování vztahu s vámi jako uživatelem Platformy, (iii) vytváření interních statistik, modelů, záznamů a zpráv, kde oprávněným zájmem je rozvoj a zlepšování našich služeb;
d) souhlas – v některých případech nám můžete dát souhlas ke zpracování vašich osobních údajů. Máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat, například e-mailem. Nicméně i po uplynutí doby, na kterou jste souhlasili se zpracováním vašich osobních údajů, nebo v případě odvolání souhlasu nejsme povinni smazat všechny vaše osobní údaje, můžeme si ponechat ty, kde nám to náš oprávněný zájem nebo zákon umožňuje. Pokud svůj souhlas odvoláte, neovlivní to zákonnost zpracování vašich osobních údajů před odvoláním.
e) údaje o platební kartě nebo jiné údaje však neukládáme, tyto údaje pouze shromažďuje platební brána, se kterou spolupracujeme.

Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat a uchovávat po dobu trvání servisní smlouvy a 3 roky po jejím ukončení, pokud není níže uvedeno jinak.

Osobní údaje zpracovávané za účelem obhajoby našich právních nároků v soudních, mimosoudních a exekučních řízeních budeme zpracovávat po dobu 15 let od ukončení vztahu mezi námi a vámi. Tato doba odpovídá nejdelší možné promlčecí lhůtě stanovené zákonem.
Osobní údaje zpracovávané na základě naší povinnosti dodržovat naše zákonné povinnosti podle účetních, daňových a dalších relevantních předpisů budeme zpracovávat po dobu v nich stanovenou; například osobní údaje týkající se účetních záležitostí si ponecháme po dobu 5 let od ukončení obchodního vztahu a osobní údaje týkající se daňových záležitostí po dobu 10 let od ukončení příslušného zdaňovacího období.

Pokud jste naším zákazníkem, jsme oprávněni vám zasílat naše newslettery po dobu 3 let od našeho posledního vzájemného kontaktu. Náš oprávněný zájem nám to umožňuje. Pokud si nepřejete naše newslettery dostávat, můžete se odhlásit kliknutím na odkaz v e-mailu nebo nám napsat e-mail a my vás z naší databáze odstraníme.

Pokud jste nám dali souhlas ke zpracování vašich osobních údajů, budeme je zpracovávat po dobu trvání tohoto souhlasu. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Rádi bychom však upozornili, že i když svůj souhlas odvoláte, nemusíme smazat všechny vaše osobní údaje – můžeme si ponechat ty, kde nám to náš oprávněný zájem nebo zákon umožňuje.

Co jsou to cookies?

Aby Platforma fungovala, používáme cookies, což jsou malé soubory, které náš web prostřednictvím vašeho prohlížeče ukládá do vašeho zařízení. Cookies mohou zaznamenávat určité specifické informace z vašich návštěv Platformy. Cookies lze rozdělit na nezbytné cookies, preferenční a analytické cookies a marketingové cookies.

Nezbytné cookies jsou nutné k tomu, aby Platforma vůbec fungovala, abyste mohli využívat naše služby a abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu. Protože jsou nezbytné pro provoz Platformy a poskytování našich služeb, nemusíte s nimi souhlasit ani je nemůžete odmítnout.

Preferenční cookies nám umožňují přizpůsobit obsah Platformy vašim potřebám a zájmům.
Analytické cookies používáme k sestavování statistik a zpráv. Používáme je ke sledování návštěvnosti Platformy a odkud jste na Platformu přišli. Pokud však nesouhlasíte s jejich používáním, můžete je zde odmítnout.

Marketingové cookies nám umožňují přizpůsobit naši nabídku služeb vašim potřebám. Například nám umožňují nabízet naše služby prostřednictvím cílené reklamy, včetně reklamních nástrojů třetích stran. K tomu však potřebujeme váš souhlas. Tyto cookies můžete odmítnout zde.

Shromážděné cookies zpracovávají další zpracovatelé:
a) Google Analytics a Google Ads, provozované společností Google Inc. Shromážděné cookies následně zpracovává společnost Google Inc. v souladu se svými Zásadami ochrany soukromí, které jsou k dispozici zde;

Kdo další může mít od nás přístup k vašim osobním údajům?

Abychom vám mohli poskytovat co nejlepší služby, zapojujeme do zpracování vašich osobních údajů další strany. V rámci takového outsourcingu můžeme zpracovávat vaše osobní údaje a k takovému zpracování nepotřebujeme váš souhlas.

O vaše osobní údaje nebo soukromí se však nemusíte obávat, protože se naši dodavatelé stávají takzvanými zpracovateli údajů a mohou s vašimi údaji nakládat pouze v rámci činností a služeb, které nám poskytují. Stále budeme ti, kdo rozhodujeme o tom, co se s vašimi osobními údaji stane.

Příklady takových osob, kterým předáváme vaše osobní údaje, jsou poskytovatelé IT, marketingových nebo účetních služeb.
Konkrétně se jedná o tyto osoby:
a) Cloudflare

Ujišťujeme vás, že vaše osobní údaje nebudeme předávat mezinárodním organizacím ani do zemí mimo Evropskou unii. To neplatí pro údaje, které na váš vlastní pokyn odešleme do služby, kterou si zvolíte, například do AI aplikace, kterou připojíte ke svému účtu a jejíž poskytovatel sídlí mimo Evropskou unii (viz následující oddíl).

Co se stane, když k Emailitu připojíte AI aplikaci?

Ke svému účtu v Emailitu můžete prostřednictvím našeho MCP serveru připojit AI aplikace, jako jsou ChatGPT, Claude, Cursor, Codex nebo Grok. Připojení je dobrovolné a vždy záleží na vašem rozhodnutí: Emailit do AI aplikace přidáte sami, poté se přihlásíte do Emailitu a připojení schválíte. Pokud žádnou aplikaci nepřipojíte, nic z tohoto oddílu se na vás nevztahuje.

Co schvalujete. Když aplikaci připojujete, zobrazíme vám její název, přístup, o který žádá, a workspace, jejichž jste členem. Přístup „Send email“ umožňuje aplikaci odesílat a spravovat e-maily. Přístup „Full“ jí navíc umožňuje spravovat i ostatní údaje ve workspace. Sami zvolíte, které workspace může aplikace používat: všechny, včetně těch, které později vytvoříte nebo jejichž členem se později stanete, nebo jen ty, které vyberete. Aplikace v každém workspace jedná s vaší rolí, takže tam, kde máte roli Member, nemůže spravovat API klíče ani mazat domény. Pokud ji požádáte o vytvoření nového workspace, přidá se tento workspace k těm, které může používat. Aplikace prostřednictvím připojení nikdy nezíská vaše heslo k Emailitu ani vaše platební údaje.

K čemu má aplikace přístup. V rozsahu přístupu a workspace, které jste schválili, může aplikace číst a měnit tytéž údaje, které můžete ve webovém rozhraní Emailitu vidět a měnit vy: vaše workspace a vaši roli v nich; odesílací domény a jejich nastavení DNS; kontakty, seznamy kontaktů a odběratele, včetně e-mailových adres, jmen, vlastních polí a stavu přihlášení k odběru; e-maily, které odesíláte, včetně odesílatele, příjemců, předmětu, obsahu, příloh, stavu doručení a událostí, jako jsou otevření a prokliky, spolu s IP adresou a údaji o zařízení, které se u nich zaznamenávají; šablony, kampaně, automatizace a přihlašovací formuláře; blokované adresy, výsledky ověření e-mailových adres a DMARC reporty; webhooky, historii událostí a API klíče. Pokud aplikaci požádáte o vytvoření API klíče nebo webhooku, Emailit aplikaci jednorázově vrátí nový tajný údaj, aby vám ho mohla předat.

Údaje vašich kontaktů. Velkou část těchto údajů tvoří osobní údaje vašich kontaktů a příjemců vašich e-mailů. Zpracováváme je vaším jménem jako váš zpracovatel na základě naší smlouvy o zpracování osobních údajů. Tím, že aplikaci připojíte a požádáte ji o provedení akce, nám k tomuto zpracování dáváte pokyn. Správcem těchto údajů jste vy, a proto je na vás, abyste posoudili, zda je jejich sdílení s AI aplikací v souladu s právem.

Co přijímáme a ukládáme. Přijímáme pouze požadavky, které aplikace vaším jménem odešle Emailitu, a výsledky vracíme pouze této aplikaci. Vaše konverzace s AI aplikací, její paměť, vaše prompty ani soubory, které s ní sdílíte, nevyžadujeme ani nepřijímáme. U každého připojení uchováváme název a identifikátor aplikace, workspace, které může používat, výchozí workspace, ve kterém začíná pracovat, přístup, který jste schválili, a údaj o tom, kdy jste jej schválili a kdy byla aplikace odpojena. Přístupové údaje, které aplikaci vydáváme, ukládáme pouze v podobě, ze které je nelze zpětně získat. Přístupový token platí 15 minut a během používání aplikace se automaticky obnovuje; platnost připojení, které se 60 dní nepoužívá, vyprší. U každého požadavku zaznamenáváme čas, aplikaci, požadovanou akci, výsledek a technické údaje, jako je IP adresa a user agent požadavku, a stejně jako u požadavků provedených s API klíčem mohou naše provozní logy obsahovat i dotčené údaje, například e-mailovou adresu kontaktu. Tyto logy používáme pouze k poskytování a zabezpečení služby a k řešení jejích problémů a automaticky je mažeme, jakmile k tomu již nejsou potřeba. Údaje, které připojením procházejí, používáme pouze k vyřízení požadavků aplikace a k účelům uvedeným v tomto oddílu: neprodáváme je ani je nepoužíváme k reklamě nebo k trénování modelů umělé inteligence.

Poskytovatel AI aplikace. Jakmile aplikace obdrží údaje z Emailitu, zpracovává je její poskytovatel jako samostatný správce podle svých vlastních podmínek a zásad ochrany osobních údajů: u aplikací ChatGPT a Codex je to společnost OpenAI (https://openai.com/policies/privacy-policy/); u aplikace Claude společnost Anthropic (https://www.anthropic.com/legal/privacy); u aplikace Cursor společnost Anysphere (https://cursor.com/privacy); u aplikace Grok společnost xAI (https://x.ai/legal/privacy-policy). Poskytovatel není naším zpracovatelem a nemáme kontrolu nad tím, jak tyto údaje používá, uchovává nebo předává. Někteří poskytovatelé zpracovávají údaje mimo Evropskou unii, mimo jiné ve Spojených státech amerických. Než aplikaci připojíte, přečtěte si zásady ochrany osobních údajů jejího poskytovatele a připojujte pouze aplikace, se kterými smíte sdílet údaje ve svých workspace.

Kontrolu máte vy. Ve webovém rozhraní Emailitu v části Account > Connected apps vidíte každou aplikaci, kterou jste připojili, a workspace, které může používat, a můžete tyto workspace změnit nebo aplikaci odpojit. Změny i odpojení se projeví okamžitě. Pokud workspace opustíte nebo z něj budete odebráni, ztratí k němu přístup i vaše připojené aplikace. Odebráním Emailitu v AI aplikaci se aplikace od vašeho účtu nemusí odpojit, proto ji pro jistotu odpojte v části Account > Connected apps. Odpojením aplikace její přístup skončí, ve vašich workspace se však nic nesmaže a údaje, které aplikace již obdržela, zůstávají u jejího poskytovatele. Vaše práva popsaná v oddílu „Jaká jsou vaše práva jako subjektu údajů?“ se vztahují i na údaje uvedené v tomto oddílu.

Právní základ a doba uchování. Údaje o připojených aplikacích zpracováváme za účelem plnění smlouvy s vámi (poskytujeme vám integraci, o kterou jste požádali) a na základě našeho oprávněného zájmu na zabezpečení vašeho účtu a naší služby. Záznamy o vašich připojeních uchováváme po dobu existence vašeho účtu a poté v souladu s oddílem „Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?“, abychom vám mohli ukázat, které aplikace měly přístup k vašemu účtu a kdy.

Dotazy a bezpečnost. Máte-li dotazy k připojeným aplikacím nebo chcete-li nahlásit bezpečnostní problém, který se jich týká, napište nám na support@emailit.com.

Budou osobní údaje zpracovávány automatizovaným individuálním rozhodováním?

Vaše osobní údaje nebudeme zpracovávat automatizovaným individuálním rozhodováním. To znamená, že o vašich právech a povinnostech (například o tom, zda s vámi uzavřeme smlouvu a poskytneme vám naše služby) nebude automaticky rozhodovat žádný software, který zpracovává vaše osobní údaje.

3. ZÁVĚREČNÉ INFORMACE

Jaká jsou vaše práva jako subjektu údajů?

Jako správci údajů je také naší odpovědností zajistit, aby zpracování vašich osobních údajů probíhalo řádně a bezpečně. Zaručujeme vám pak práva popsaná v tomto článku. Tato práva můžete u nás uplatnit písemně, e-mailem nebo telefonicky na výše uvedených kontaktech.

Těmito právy jsou:
a) požadovat od nás informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme;
b) požadovat přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme;
c) nechat si aktualizovat, doplnit nebo opravit své osobní údaje;
d) za určitých podmínek můžete také požadovat výmaz svých osobních údajů nebo omezení jejich zpracování, pokud to není v rozporu s platným právem nebo našimi oprávněnými zájmy;
e) pokud máte podezření, že jsou vaše osobní údaje zpracovávány protiprávně, máte možnost podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů;
f) právo na přenositelnost údajů, pokud se zpracování provádí automatizovaně na základě souhlasu nebo pro plnění smlouvy;
g) požadovat kopii osobních údajů, které zpracováváme.

Kromě výše uvedených práv máte také právo vznést námitku, pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu. Tuto námitku můžete podat zasláním na naši kontaktní adresu nebo e-mailem. Námitku pak bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od jejího obdržení, vyhodnotíme.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů platí od 1. března 2022. Naposledy byly aktualizovány 7. října 2026, kdy byl doplněn oddíl o připojených AI aplikacích.