Princip
Uchovávání dat
Jak dlouho Emailit v jednotlivých tarifech uchovává obsah zpráv, aktivitu, logy a analytiku, jak nastavit vlastní doby uchovávání a co po smazání přestane fungovat.
Emailit uchovává čtyři druhy e-mailových dat po omezenou dobu a pak je trvale smaže. Tato stránka vysvětluje jednotlivé typy dat, výchozí doby uchovávání v jednotlivých tarifech, jak si zvolit vlastní doby a co nemůžete dělat, jakmile data zmizí.
Typy dat
Tyto názvy odpovídají WorkspaceSettingsData retention.
| Typ | Co zahrnuje | Kde ho uvidíte |
|---|---|---|
| Message contents | Surová těla a hlavičky e-mailů | Show Preview u e-mailu, přílohy a endpointy API pro tělo, surovou zprávu a přílohy |
| Message activity | Záznamy o doručení, otevření, proklicích a metadata zpráv | Seznam e-mailů a detail e-mailu, doručení, načtení a prokliky |
| Logs | Logy požadavků API a SMTP a logy pokusů o doručení a webhooků | Email APILogs, Email APIEvents a karta Requests u webhooku |
| Analytics | Souhrnné statistiky odesílání a reporty | Email APIAnalytics |
Uchovávání se netýká kontaktů, seznamů kontaktů, šablon, domén, blokovaných adres ani nastavení. Ty zůstávají, dokud je nesmažete. Výsledky ověření e-mailů vyprší samostatně, 30 dní po vytvoření.
Výchozí hodnoty tarifů
| Pay as you go | Pro | Business | Custom | |
|---|---|---|---|---|
| Uchovávání obsahu zpráv | 7 dní | 30 dní | 30 dní | Flexibilní |
| Uchovávání aktivity zpráv | 30 dní | 365 dní | 365 dní | Flexibilní |
| Uchovávání logů požadavků | 7 dní | 30 dní | 30 dní | Flexibilní |
| Uchovávání analytiky | 365 dní | Navždy | Navždy | Flexibilní |
Navždy znamená, že Emailit daný typ dat podle plánu nemaže. V tarifech Custom se doba uchovávání dohodne s týmem Emailitu.
Uchovávání se řídí aktuálním tarifem workspace. Když přejdete na vyšší tarif, od té chvíle platí delší doby, ale data, která se už smazala podle původního tarifu, se nevrátí.
Vlastní doba uchovávání
S doplňkem Data retention můžete pro každý typ dat nastavit vlastní dobu od 1 do 365 dní. Doby mohou být delší i kratší než výchozí hodnota tarifu, takže doplněk můžete použít i k tomu, abyste uchovávali méně dat.
-
Aktivujte doplněk. Přejděte do WorkspaceBilling a v části Add-ons vyberte u Data retention tlačítko Activate. Stojí 50 $ měsíčně za workspace. Viz Doplňky.
-
Otevřete Data retention. Přejděte do WorkspaceSettingsData retention. Každý výběr ukazuje aktuální výchozí hodnotu tarifu, například Plan default (7 days).
-
Zvolte doby. Pro každý typ vyberte Plan default, nebo 1, 3, 7, 14, 30, 60, 90, 180 či 365 dní.
-
Uložte. Vyberte Save. Zobrazí se „Data retention updated“.
Dobu uchovávání mohou měnit jen administrátoři. Bez doplňku stránka ukazuje „Custom data retention is not available“, uvádí váš tarif a výběry jsou neaktivní, takže platí výchozí hodnoty tarifu. Když znovu vyberete Plan default, vaše vlastní hodnota pro daný typ se odstraní.
Stejná nastavení zpřístupní i licence AppSumo na uchovávání dat.
Jak mazání funguje
Emailit spouští úklid podle doby uchovávání jednou denně. Každé spuštění trvale smaže data starší, než je doba nastavená pro daný typ. Zkrácení doby smaže starší data při příštím spuštění a nic je neobnoví.
Co po smazání přestane fungovat
| Po smazání | Co se změní |
|---|---|
| Message contents | Detail e-mailu stále ukazuje stav, příjemce a události, ale Show Preview nemá co zobrazit. API nevrací tělo, přílohy ani surovou zprávu. Retry a Forward selžou s 422, například „Email raw content has been purged and can no longer be retried.“ |
| Message activity | E-mail se už nezobrazuje v seznamu e-mailů, v API ani v podrobnostech kampaní. |
| Logs | Logy požadavků, události a historie požadavků webhooků za toto období zmizí, takže tyto požadavky webhooků nemůžete prohlédnout ani zopakovat. |
| Analytics | Grafy nemohou zobrazit smazané období. Časová období starší, než je vaše doba uchovávání analytiky, se zkrátí, aby se do ní vešla. |
Pokud potřebujete obsah e-mailů déle, ukládejte si ho při odesílání sami, nebo naslouchejte webhookům a ponechte si události, které potřebujete.
GDPR a žádosti o smazání
Krátké doby uchovávání snižují množství osobních údajů, které pro vás Emailit uchovává. Pokud chcete vyřídit žádost subjektu údajů:
- Smažte záznamy kontaktu a odběratele daného člověka ve webovém rozhraní nebo přes API pro kontakty. Smazáním kontaktu ho odeberete ze všech seznamů kontaktů.
- Pokud mu už nikdy nesmíte poslat e-mail, ponechte záznam na seznamu blokovaných adres. Viz Blokované adresy.
- U dat zpráv, která ještě nedosáhla konce doby uchovávání, napište na support@emailit.com a uveďte ID workspace a dotčenou e-mailovou adresu.
Více o tom, jak Emailit s vašimi daty zachází, najdete na stránce Zabezpečení a soulad s předpisy.