Guide pratique
Inviter des personnes dans un espace de travail
Ajoutez des collègues à un espace de travail Emailit avec une invitation par e-mail ou un code d’invitation valable 24 heures, annulez des invitations et corrigez les liens expirés ou ouverts avec le mauvais compte.
Il existe deux façons de faire entrer quelqu’un dans un espace de travail : envoyer une invitation par e-mail à une adresse précise, ou générer un code d’invitation utilisable par n’importe qui. Cette page présente les deux, et explique comment corriger les invitations qui ne fonctionnent pas.
Avant de commencer
- Vous avez le rôle Admin dans l’espace de travail. Les membres peuvent voir les invitations, mais pas en créer. Consultez Membres et rôles.
- Si l’espace de travail a une licence AppSumo, vérifiez que vous n’avez pas atteint son plafond de membres. Les invitations par e-mail en attente comptent dans ce plafond.
Choisir une méthode
| Invitation par e-mail | Code d’invitation | |
|---|---|---|
| Envoyée à | Une adresse e-mail | Toute personne avec qui vous le partagez |
| Rôle | Admin ou Member, au choix | Toujours Member |
| Validité | 7 jours | 24 heures |
| Comment rejoindre | Ouvrir le lien de l’e-mail et accepter | Saisir le code de 8 caractères lors de la configuration d’un espace de travail |
| Adresse imposée | Oui, l’invitation doit être acceptée avec l’adresse invitée | Non |
| Révocation | Cancel Invitation | Revoke |
Envoyer une invitation par e-mail
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Ouvrez Members. Accédez à WorkspaceSettingsMembers et sélectionnez Invite Member.
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Saisissez les informations. Saisissez l’adresse dans Email et choisissez un Role : Admin (« Full access to workspace settings, members and billing. ») ou Member (« Can manage emails, campaigns, contacts and templates. »). Sélectionnez ensuite Send Invitation.
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La personne accepte. Elle reçoit l’e-mail « You have been invited to join Acme on Emailit » envoyé par
noreply@emailit.com. Elle sélectionne Accept invitation et arrive surhttps://dash.emailit.com/invitations/accept/<token>.
Sur la page d’invitation, la personne peut :
- Sélectionner Accept invitation si elle est déjà connectée avec l’adresse invitée.
- Se connecter avec Log in and accept. Si elle utilise des codes de connexion envoyés par e-mail ou une application d’authentification, elle termine d’abord cette étape, puis l’invitation est acceptée.
- Sélectionner No account yet? Sign up pour créer un compte avec l’adresse invitée. L’invitation est acceptée quand elle termine la création du compte.
L’invitation apparaît dans la liste des membres comme Invitation pending jusqu’à ce qu’elle soit acceptée. Vous ne pouvez pas envoyer une deuxième invitation à une adresse qui en a déjà une en attente, ni à une personne déjà membre.
Refuser une invitation
Les personnes invitées peuvent ignorer l’e-mail : l’invitation expire au bout de 7 jours. Pour la refuser immédiatement, ouvrez le même lien en remplaçant accept par decline : https://dash.emailit.com/invitations/decline/<token>, puis sélectionnez Decline invitation.
Annuler une invitation
Sur WorkspaceSettingsMembers, sélectionnez … > Cancel Invitation sur la ligne en attente et confirmez. Le lien cesse de fonctionner immédiatement.
Partager un code d’invitation
Les codes d’invitation sont pratiques quand vous ne connaissez pas encore l’adresse de quelqu’un, ou pour un collègue sur le point de créer son compte.
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Générez un code. Sur WorkspaceSettingsMembers, sélectionnez Invite code, puis Generate code.
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Partagez-le. Copiez le code de 8 caractères, par exemple
A1B2C3D4, et envoyez-le à votre collègue par un canal de confiance. Il expire 24 heures après sa création. -
La personne rejoint l’espace de travail. Après avoir créé son compte et vérifié son adresse e-mail, votre collègue voit Set up your workspace. Sous Join a workspace, elle saisit l’Invite code et sélectionne Join workspace. Elle rejoint l’espace de travail avec le rôle Member.
Une personne qui a déjà un espace de travail peut ouvrir dash.emailit.com/create-workspace pour accéder au même formulaire Join a workspace.
Les codes actifs sont listés sous Active invite codes sur la page Members, avec leur date d’expiration. Sélectionnez Revoke pour désactiver un code avant son expiration. Tant qu’il n’a pas expiré ou que vous ne l’avez pas révoqué, un code peut être utilisé par plusieurs personnes : ne le partagez donc qu’avec les personnes que vous voulez inviter. Attribuez-leur ensuite le rôle Admin si nécessaire.
Vérifier le résultat
La nouvelle personne apparaît dans la liste des membres avec son Role et sa date Joined, et l’espace de travail apparaît dans son sélecteur d’espaces de travail.
Dépannage
| Message | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Invalid or expired invitation | Le lien date de plus de 7 jours, a été annulé ou a déjà été utilisé | Demandez à un administrateur d’envoyer une nouvelle invitation. |
| This invitation is for ada@example.com. Please log out and log in with the correct account. | Vous êtes connecté avec une autre adresse | Déconnectez-vous, puis connectez-vous ou créez un compte avec l’adresse invitée. |
| You are already a member of this workspace | Vous avez déjà rejoint l’espace de travail | Ouvrez l’espace de travail depuis le sélecteur. |
| An invitation has already been sent to this email | Une invitation est déjà en attente | Annulez-la d’abord, puis invitez de nouveau. |
| Invite code is invalid or has expired | Faute de frappe, code de plus de 24 heures ou révoqué | Demandez un nouveau code à un administrateur. |
| This AppSumo license includes N workspace member(s). | Le plafond de membres AppSumo est atteint | Retirez un membre ou annulez une invitation en attente, ou passez à un palier de licence supérieur sur AppSumo. |
L’e-mail d’invitation provient de noreply@emailit.com. S’il n’arrive pas, demandez à la personne de vérifier ses spams, puis annulez et renvoyez l’invitation, ou utilisez plutôt un code d’invitation.